Langkah-Langkah Penyusunan RKPDes

Bagaimana menyusun RKPDesa?

Pemerintah Desa menyusun Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKPDesa) sebagai penjabaran RPJMDesa. RKPDesa mulai disusun pada bulan Juli dan paling lambat ditetapkan akhir September tahun berjalan.

Perlu teknik jitu untuk menyusun RKPDesa. Karena RKPDesa akan menjadi dasar penetapan APBDesa. Coba bayangkan, seandainya RKPDesa disusun asal-asalan. Dalam APBDesa akan banyak menemui kendala. Terpaksa anda harus bolak-balik memperbaiki APBDesa. Dan kalau APBDesa telah diverifikasi dan dinyatakan layak. Anda masih harus mengadakan perubahan pada RKPDesa.

Bolak-balik mengadakan perubahan/perbaikan pada APBDesa dan RKPDesa tentu akan menguras tenaga dan waktu. Bukankah Anda tidak ingin seperti itu ? Kalau Penyusunan RKPDesa bisa dikerjakan dengan mudah dan cepat kenapa harus cape. Kuncinya rencanakan dengan matang,  dan setiap tahapan laksanakan sesuai tata waktu yang direncanakan. Hasilnya dapat diharapkan RKPDesa yang berkualitas.

Mari kita pikirkan, dari mana kita harus mulai ?

Jawabannya : Mulailah pada bulan Juli, mulailah dari hal mudah dan kerjakanlah saat ini juga (jangan menunda-nunda)

1. Bulan Juli tiap tahun datang dengan sendirinya (Kita harus berkemas mengisi kegiatan dibulan Juli karena pasti harus segera berpisah untuk bertemu bulan Agustus-intinya jangan tunda pekerjaan segera selesaikan).
2. Mulai rencanakan tahapan yang harus dilaksanakan (Ingat, perencanaan yang baik setara 70% keberhasilan).  Contoh anda dapat menyusun rencana sebagai berikut :
• Penyusunan perencanaan pembangunan desa melalui musyawarah desa.
• Pembentukan tim penyusun RKPDesa.
• Pencermatan pagu indikatif desa dan penyelarasan program/kegiatan yang masuk ke desa.
• Pencermatan ulang dokumen RPJMDesa.
• Penyusunan rancangan RKPDesa.
• Penyusunan RKPDesa melalui musyawarah rencana pembangunan.
• Penetapan RKPDesa
• Perubahan RKPDesa.
3. Tentukan  tata waktu setiap tahapan. Buat timeschedul !
4. Persiapkan administrasi dari setiap tahapan, seperti surat undangan, Berita Acara, format notulen rapat, draf Surat Keputusan sampai kamera untuk alat dokumentasi visual. Pastikan administrasi tersebut dilaksanakan dalam tiap tahapan. Administrasi dalam bentuk hard copy harus dibarengi softcopynya. Dan softcopy harus berada dalam satu laptop atau computer agar memudahkan pencarian saat diperlukan. Contoh Format dapat didownload dengan mengunjungi blog format-lengkap-administrasi-desa.blogspot.co.id
5. Gunakan anggaran untuk menyusun RKPDesa secara baik, efektif dan efisien.

Apa saja yang harus dikerjakan ?

Tahap Perencanaan pembangunan desa melalui musyawarah desa.

Pada tahap ini anda harus melaksanakan musyawarah. Musyawarah dimaksudkan untuk menyusun usulan perencanaan pembangunan tahun berjalan. Musyawarah yang dilaksanakan tahun 2016 untuk merencanakan kegiatan tahun 2017. Demikian seterusnya.

Tujuan dari musyawarah ini adalah :

1. Pencermatan ulang RPJMDesa.
2. Menyepakati hasil pencermatan ulang RPJMDesa. (tindak lanjut dengan Berita Acara)
3. Membentuk tim verifikasi sesuai jenis kegiatan dan keahlian yang dibutuhkan. (Tindak lanjut dengan SK Tim verifikasi)

Perlu diingat, usulan kegiatan harus disesuaikan dengan RPJMDesa. Penting mengingatkan peserta untuk fokus pada kegiatan yang ada dalam RPJMDesa. Jangan sampai usulan yang ditetapkan sebagai kegiatan yang akan dilaksanakan  dibatalkan atau tidak dapat direalisasi hanya karena kegiatan tersebut tidak ada dalam RKPDesa. Siapa yang rugi ?

Berikut administrasi yang harus dipersiapkan agar pelaksanaan musyawarah berjalan lancar dan sukses.

• Surat Undangan (Pastikan semua komponen masyarakat diundang)
• Susunan acara musyawarah (Rencanakan agar acara berlangsung lancar, tertib dan yang paling penting tujuan dari musyawarah tercapai)
• Form daftar hadir (Daftar hadir paling tidak dua rangkap, untuk arsif dan lampiran dokumen RKPDesa)
• Form notulen rapat (Berguna sebagai rekaman dalam bentuk tulisan, dengan dibuat notulen diketahui siapa mengatakan apa, dan apa keputusan akhirnya)
• Form usulan  RKPDesa (Arahkan dengan informasi kegiatan yang termasuk dalam RPJMDesa.akan lebih baik jika menggunakan proyektor multimedia yang akrab disebut infocus)
• Berita acara musyawaraan RKPDesa (Berita acara merupakan rangkuman peristiwa musyawarah yang disayahkan peserta. Buat rangkap dua untuk arsif dan dokumen RKPDesa.

Pembentukan Tim Penyusun RKPDesa

Pada tahap ini Kepala Desa membentuk Tim Penyusun RKPDesa. Sebaiknya paling lambat bulan Juni tim sudah dibentuk. Jadi sebelum musyawarah perencanaan pembangunan tim sudah terbentuk.

Tim Penyusun RKPDesa paling sedikit 7 (tujuh) orang dan paling banyak 11 (sebelas) orang, dan mengikut sertakan perempuan, terdiri dari :

• Kepala Desa selaku pembina.
• Sekretaris Desa selaku ketua.
• Ketua LPM selaku sekretaris. dan
• Anggota terdiri dari unsur : Perangkat desa, Lembaga Pemeberdayaan Masyarakat (LPM), Kader pemberdayaan masyarakat, dan unsur masyarakat (Tokoh, kalangan profesi, pengusaha dll).

Lantas apa ayang harus dikerjakan Tim ?

1. Pencermatan pagu indikatif desa dan penselarasan program kegiatan yang masuk ke desa. (Yang dicermati : rencana ADD, DD, bagi hasil pajak  & retribusi daerah, Bantuan keuangan Provinsi & Kabupaten). Dalam hal ini Kepala Desa akan menerima informasi pagu indikatif desa dan rencana program kegiatan Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan Kabupaten pada bulan Juli dari Pemerintah Kabupaten/Kota. Bagaimana  kalau kabupaten belum menetapkan pagu indikatif desa dan kegiatan yang akan masuk ke desa ? Janganlah hal tersebut dijadikan alasan karena biasanya Perbub/perwali ditetapkan akhir tahun berkenaan atau malah pada awal tahun berjalan. Jika menunggu perbub terbit bisa jadi penetapan RKPDesa molor dari bulan September. Kita berharap saja Perbub/Perwali yang mengatur ADD, Dana Desa disyahkan Bupati/walikota tepat pada bulan Juli. Tim jalan terus berdasarkan  menentukan perkiraan pagu indikatif yang ditentukan Kepala Desa. Kalau nanti pagu indikatif desa lebih besar tinggal menambah volume atau jumlah kegiatan dan sebaliknya jika pagu lebih kecil. Simpel bukan?
2. Pencermatan ulang RPJMDesa. (Tim RKPDesa melakukan pencermatan prioritas untuk kegiatan tahun berjalan sesuai RPJMDesa).
3. Penyusunan Rancangan RKPDesa. (Tim menyusun draft awal rancangan RKPDesa) Rancangan RKPDesa sekurang-kurangnya memuat:

• Evaluai pelaksanaan RKPDesa tahun sebelumnya.
• Prioritas program/kegiatan dan anggaran yang dikelola desa.
• Prioritas program/kegiatan dan anggaran yang dikelola melalui kerjasama antar desa atau pihak ketiga.
• Rencana program/kegitan dan anggaran desa yang dikelola desa sebagai kewenangan penugasan dari Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten.
• Tim Pelaksana kegiatan dari perangkat desa dan/ atau unsur masyarakat.

Tim RKPDesa membuat berita acara penyusunan rancangan RKPDesa, dilampiri dokumen rancangan RKPDesa dan rancangan daftar usulan RKPDesa untuk disampaikan kepada Kepala Desa.

Tim melakukan perbaikan atas kekurangan atau kesalahan rancangan RKPDesa sesuai arahan Kepala Desa. Setelah rancangan RKP Desa diperiksa diterima oleh Kepala Desa, maka Kepala Desa segera menjadwalkan musyawarah desa untuk mengesahkan RKPDesa.

Penyusunan RKPDesa Melalui Musyawarah Desa.

Pada tahap ini Kepala Desa menyelenggarakan musyawarah yang dihadiri BPD, Lembaga kemasyarakan yang ada di desa, dan unsur-unsur masyarakat lainnya. Musyawarah membahas rancangan RKPDesa dan rancangan daftar usulan RKPDesa untuk mendapat pengesahan secara demokratis.

Bila  ternyata musyawah menghendaki perubahan / perbaikan, Kepala Desa dan Tim melakukan perbaikan sesuai hasil musyawarah.Hasil kesepakatan musyawarah dituangkan dalam Berita Acara.

Selanjutnya Kepala Desa menyusun Rancangan Peraturan Desa tentang RKPDesa. Kepala Desa bersama dengan BPD melakukan pembahasan untuk menerapkan Rancangan RKPDesa menjadi Peraturan Desa. Paling lambat Perdes RKPDesa ditetapkan akhir bulan September.

Masa kerja Tim RKPDesa berakhir sampai dengan ditetapkannya Peraturan Desa tentang RKPDesa.

Perubahan RKPDesa

RKPDesa dapat dirubah jika terjadi peristiwa khusus (bencana alam, krisis ekonomi, krisis politik atu kerusuhan yang berkepanjangan) dan terjadi perubahan kebijakan Pemerintah, Pemerintah Provinsi atau Kabupaten yang mendasar.

Dalam hal ini tentu perlu dilakukan kembali penyusunan rancangan kegiatan dan RAB kegiatan dan melakukan perubhan RKPDesa. Perubahan dilakukan dengan menyelenggarakan musyawarah khusus untuk menetapkan dan menyepakati perubahan RKPDesa.