TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TPK

PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TPK DALAM PEKERJAAN SWAKELOLA

Sebagaimana yang telah dijelaskan beberapa kali di artikel-artikel terdahulu bahwa Tim Pengelola Kegiatan (TPK) adalah “Tim Pengelola Kegiatan yang selanjutnya disingkat TPK adalah tim yang ditetapkan oleh Kepala Desa dengan Surat Keputusan, terdiri dari unsur Pemerintah Desa (Kepala Seksi/Kepala Urusan) dan unsur lembaga kemasyarakatan desa untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa”. (Pengertian umum di Perka LKPP Nomor 22 Tahun 2015 Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa) sedangkan pengertian swakelola di aturan seperti aturan yang disebutkan diatas adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya DIRENCANAKAN, DIKERJAKAN dan/atau DIAWASI sendiri oleh Tim Pengelola Kegiatan.

Berdasarkan peraturan diatas Tim Pengelola Kegiatan mempunyai tugas merencanakan, mengerjakan/melaksanakan dan mengawasi proses pekerjaan swakelola. Agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan tumpang tindih kewenangan sebaiknya Tim Pengelola Kegiatan dibagi lagi menjadi 3 (tiga) Tim, yaitu:

1.       Tim Perencana

2.       Tim Pelaksana; dan

3.       Tim Pengawas

Pembentukan tim-tim tersebut dapat ditetapkan langsung pada waktu pembentukan Tim Pengelola Kegiatan oleh Kepala Desa atau melalui rapat intern Tim Pengelola Kegiatan, yang kemudian dibuatkan Berita Acara’nya, sehingga masing-masing Tim mempunyai tugas pokok dan fungsinya serta tanggung jawabnya secara jelas sehingga tidak menyebabkan terjadinya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi serta tanggung jawab masing-masing Tim, dan yang harus digaris bawahi Tim Perencana dan Tim Pengawas harus dari unsur Pemerintah Desa, sedangkan untuk Tim Pelaksana dapat dari unsur lembaga kemasyarakatan desa yang di tempatkan dalam Tim Pengelola Kegiatan. Ini sesuai dan berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 113 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa Pasal 6 ayat (2). Sedangkan tugas dan tanggung jawab Ketua TPK akan dijelaskan tersendiri, dan Ketua TPK tidak boleh masuk dalam Tim yang telah dibentuk tersebut, dikarenakan tugas pokok dan tanggung jawab Ketua TPK menyeluruh, dari tahap perencanaan sampai dengan selesainya pekerjaan.

Tugas Pokok, Fungsi dan Tanggung Jawab Masing-Masing Tim

Disini akan dijelaskan beberapa tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing Tim, tentunya ini hanya sebagai gambaran, masing-masing Tim dapat menambahkan/mengurangi tugas pokok dan fungsinya berdasarkan pekerjaan yang akan dilaksanakan dan realita di lapangan.

1.       TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PERENCANA

a.       Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dimana dalam KAK ini diuraikan:

1)       Maksud dan tujuan, sasaran, dan sumber pendanaan;

2)       Jadwal/waktu pelaksanaan pekerjaan;

Tim Perencana harus betul-betul memperhitungkan dan mempertimbangkan waktu yang cukup waktu pelaksanaan pekerjaan seperti mulai dan berakhirnya pekerjaan termasuk jadwal pengadaan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan. Dan yang harus benar-benar diperhatikan Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.

3)       Keperluan bahan/material atau Jasa Lainnya seperti peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan,

Ini harus dijelaskan secara rinci untuk honorariumnya, apakah honorariumnya dibayarkan secara bulanan, mingguan, atau harian (ini apabila Tim Perencana mengangkat tenaga ahli berupa konsultan atau orang yang dianggap ahli dalam perencanaan pekerjaan dimaksud) anggaran tenaga ahli ini dapat dimasukkan di APBDes, pada Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa, di uraian Belanja Barang Jasa nomor rekening 2.2.1.2 , Honor ……(contohnya Tenaga ahli/Konsultan)

Dalam hal diperlukan tenaga ahli perseorangan tertentu, dapat dilakukan kontrak/sewa tersendiri dimana proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4)       Rincian biaya pekerjaan;

Rincian biaya pekerjaan ini dapat diartikan sebagai Rincian Anggaran Biaya (RAB) yang meliputi: rincian gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola, rincian pengadaan bahan/material, rincian biaya pengadaan atau biaya sewa (apabila menyewa peralatan seperi molen, dump truck dan lain sebagainya) dan pengeluaran-pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

5)       Produk/Pekerjaan yang dihasilkan;

(nama pekerjaan seperti pembuatan sumur, jalan lingkungan dan lain sebagainya)

6)       Gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

Gambar rencana kerja memuat lay-out atau denah pekerjaan yang akan dikerjakan serta Spesifikasi teknis harus disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

b.       Tim Perencana mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website (apabila Desa sudah ada Website Desa), papan pengumuman resmi (di Kantor Desa) dan tempat-tempat strategis lainnya (kecuali di tempat Ibadah, sarana Pendidikan dan kesehatan).

2.       TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PELAKSANA

a.       Melakukan kaji ulang terhadap Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan dan gambar rencana kerja;

b.       Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja serta jadwal kebutuhan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha

c.       mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan Tenaga Ahli perseorangan/badan usaha kepada TPK untuk diproses lebih lanjut

Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/ Tenaga Ahli perseorangan/badan usaha dilakukan oleh TPK

Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.

d.       Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan

e.       Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha

f.        Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan)

g.       Melaporkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada TPK secara berkala

h.       Mencatat pencapaian target fisik pekerjaan setiap hari

i.        Penggunaan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha dicatat setiap hari dalam laporan harian

j.        Membuat laporan mingguan berdasarkan laporan harian

k.       Membuat laporan bulanan berdasarkan laporan mingguan

l.        Mendokumentasikan pekerjaan meliputi dokumentasi administrasi dan dokumentasi foto pelaksanaan pekerjaan.

m.      Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada TPK.

3.       TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PENGAWAS

a.       Melakukan pengawasan/pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen administrasi yaitu dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

b.       Melaksanakan pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, meliputi pengawasan terhadap:

1)       bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan

2)       penggunaan peralatan/suku cadang ini bertujuan untuk menghindari pemborosan biaya sewa (apabila peralatan itu disewa)

3)       penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan

c.       Melakukan pengawasan Keuangan terhadap cara pembayaran, serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan

d.       Setelah melakukan Pengawasan, Tim Pengawas harus melakukan Evaluasi terhadap:

1)       pengadaan dan penggunaan bahan

2)       pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli

3)       pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang

4)       realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan

5)       pelaksanaan fisik

6)       hasil kerja setiap jenis pekerjaan

Sedangkan Tugas dan Tanggung Jawab Ketua TPK dalam proses pelaksanaan pekerjaan swakelola ini adalah:

1.       Berdasarkan dari laporan Tim Pelaksana, Ketua TPK membuat laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa setiap bulan.

2.       Atas Nama TPK, Ketua TPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola (Kelompok Masyarakat) dan tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha

3.       Berdasarkan hasil evaluasi dari Tim Pengawas apabila ditemukan penyimpangan dalam proses pelaksanaan pekerjaan, Ketua TPK harus segera mengambil tindakan yang dianggap perlu

4.       Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua TPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

5.       Berdasarkan masukan dari Tim Pengawas, Ketua TPK memberikan masukan dan rekomendasi kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa untuk meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya

6.       Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas di bawah Koordinasi dan kendali Ketua TPK, Ketua TPK bertanggung Jawab penuh terhadap proses pelaksanaan pekerjaan Swakelola dari tahap awal yaitu perencanaan sampai dengan selesainya pekerjaan.)

Demikian pembagian tugas pokok dan tanggung jawab Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dalam pelaksanaan pekerjaan swakelola, tulisan di atas rangkuman dari beberapa sumber yang diolah kembali untuk menyesuaikan kondisi/realita di lapangan.